Mapeamento de processos: a importância de uma consultoria externa

Sabemos que quanto maior a empresa, maior a complexidade dos processos e fluxos de trabalho. Não por acaso, muitas organizações investem em metodologias ágeis e automatização para tornar seus processos mais otimizados e eficientes. Porém, antes de aplicar tais métodos ou tecnologias, é essencial realizar o mapeamento de processos, que nada mais é do que uma ferramenta em fluxograma que apresenta as entradas e saídas das atividades realizadas.

Esse mapeamento de processos é um excelente ponto de partida para projetos mais complexos e é bastante vantajoso para as organizações. Mas muitas empresas acabam negligenciando o mapeamento por considerar perda de tempo ou por não compreender a importância de ter documentado os detalhes dos fluxos de trabalho — afinal, se as tarefas estão sendo realizadas, por que parar as operações para documentar o que todos já sabem?

Um mapa de processos tem como objetivo principal o registro das diferentes etapas e tarefas realizadas pelas equipes, mas seus benefícios vão muito além. Trata-se de uma ferramenta extremamente estratégica para aperfeiçoar a experiência dos clientes, identificar oportunidades para o negócio, bem como eliminar falhas e quebrar silos. Quer saber mais? Então, acompanhe o artigo a seguir.

Por que fazer o mapeamento de processos?

Um dos maiores equívocos dos gestores e líderes das empresas é documentar minuciosamente os processos em arquivos longos e materiais pouco acessíveis para as equipes. Embora tais arquivos sejam importantes e contenham instruções detalhadas sobre os serviços e questões técnicas das diferentes áreas, a maioria dos colaboradores acaba não utilizando os materiais mais aprofundados no dia a dia.

Isso porque as pessoas aprendem os fluxos de trabalho colocando a mão na massa e nas trocas com outros colaboradores, anotando pontos de atenção e criando resumos individuais. Porém, ao longo do tempo, novas rotinas e processos são criados, muitas vezes fugindo dos objetivos e proposta da empresa.

Por isso, é tão importante mapear e disponibilizar visualmente os processos da empresa: com o registro e visualização em fluxogramas, há um maior controle das atividades realizadas, bem como a otimização de processos e padronização das tarefas. Confira a seguir, outras vantagens de aplicar essa ferramenta.

5 Vantagens de mapear processos

1. 1. Identificação de gargalos e pontos críticos: ao dispor de modo visual as diferentes etapas, entradas e saídas das atividades realizadas, torna-se mais fácil identificar pontos de falha dos serviços e problemas futuros. Desafios e tarefas que muitas vezes eram compartilhados apenas verbalmente — envolvendo uma série de riscos como a perda de informação e interpretações diferentes — são organizados visualmente.
      
      Assim, são evidenciadas desde pequenas falhas nos processos, como atrasos e etapas com desperdícios de materiais, até grandes desafios na entrega dos serviços, como questões de logística e ferramentas utilizadas.
   2. Facilitação do onboarding de novos colaboradores: com os processos mapeados, o treinamento e imersão de novos profissionais na equipe se torna mais simples e ágil. Diferente de playbooks extensos, vídeo-aulas e treinamentos avançados, os fluxogramas apresentam uma visão completa dos serviços prestados pela empresa e tornam mais simples a compreensão das tarefas e atividades a serem realizadas. Além disso, os colaboradores podem entender de forma simples a responsabilidade de outros profissionais e workflows dos demais setores – aspectos essenciais para integração das equipes.

   3. Maior eficiência para trabalho híbrido e remoto: o mapeamento de processos é essencial para garantir a autonomia e flexibilidade das equipes no modelo de trabalho híbrido e remoto. Com a apresentação em fluxograma, as pessoas podem tirar dúvidas sobre os fluxos de trabalho de modo rápido e simplificado, sem que seja necessário esperar por respostas em chats ou grupos e conversação. Vale lembrar que os modelos de trabalho híbrido e remoto devem continuar a crescer nos próximos anos, tornando essencial a adaptação e mapeamento dos processos nas empresas.

   4. Melhor atendimento e satisfação dos clientes: ao mapear os processos, os líderes e os colaboradores dos times podem identificar os pontos de melhoria e oportunidades para aperfeiçoar a experiência dos clientes. Embora não contemple os sentimentos e expectativas dos clientes, tal como no Blueprint de Serviço, o mapeamento de processos em fluxograma amplia a visão sobre os diferentes setores e fluxos de trabalho, de forma holística e focada na execução de processos e entrega dos serviços.
      
      
   5. Maior agilidade na tomada de decisões dos colaboradores e lideranças: com a organização dos fluxos de trabalho, a comunicação se torna mais ágil e os profissionais podem tomar decisões com maior segurança. Além disso, no mapeamento de processos são identificadas ações específicas para situações de risco e eventuais problemas, eliminando o tempo de análise e investigação de desafios corriqueiros no trabalho. 

Leia também Blueprint de serviços: entenda o que é e por que utilizar

Como a consultoria externa facilita o mapeamento de processos?

Para realizar um mapeamento organizacional completo, com agilidade, precisão e visão estratégica, as empresas podem contar com o apoio de uma consultoria externa. Em vez de identificar individualmente os processos e tentar organizar as tarefas em ferramentas digitais e, fragmentadamente, os especialistas em processos e serviços reúnem todas as pessoas envolvidas em uma área ou subárea em workshops práticos, realizando o mapeamento colaborativamente para entender todas as etapas e rotinas organizacionais.

Para isso, também são realizadas entrevistas com colaboradores antigos da empresa, identificando dores e problemas dos processos. Algumas vezes podem ser aplicadas outras ferramentas para mapear os processos e chegar ao resultado, com a visualização em fluxogramas organizados, intuitivos e de fácil compreensão. Tudo isso, sem despender um tempo excessivo das empresas ou deixar subetapas para trás.

Com um olhar treinado para observar gargalos e desafios das equipes, especialistas como os da HOMA Design de Serviço, conseguem aplica o design de processos e entregar uma visualização estratégica das diferentes etapas e serviços da empresa, para os líderes e colaboradores.

E você? Tem todos os processos da sua empresa mapeados? Quer ampliar a visão dos processos e realizar esse mapeamento de forma estratégica? Então, confira o material a seguir e entenda como o Design de Serviço realiza o mapeamento de processos e impulsiona a inovação nas empresas. 

Imagem principal – Café foto criado por master1305 – br.freepik.com